Informativa privacy
Informativa sul trattamento dei dati personali — pilot TheWoice
Aggiornamento: 24 settembre 2026. Questa informativa riguarda il sito dimostrativo www.thewoice.it e le sue funzioni web, conversazionali e di assistenza, ai sensi degli articoli 12 e 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
1. Titolare e contatti
Il titolare del trattamento relativo al pilot è Artematica S.r.l., Via Perugia 10, 95129 Catania. Per informazioni sul trattamento o per esercitare i diritti: ticket@thewoice.it. Il Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) è raggiungibile direttamente all’indirizzo dpo@artematica.it.
2. Natura dimostrativa del servizio
Il sito permette di conoscere e provare TheWoice, anche attraverso simulazioni di informazioni e prenotazioni per gli sportelli IMU e TARI. Non è uno sportello di un’Amministrazione e le simulazioni non producono prenotazioni o istanze presso una PA. Utilizzare esclusivamente dati di prova: non inserire codici fiscali reali, numeri di ricetta, informazioni sanitarie, documenti d’identità, password o dati di altre persone. L’indicazione di usare dati fittizi non elimina il trattamento dei dati tecnici di navigazione e di quelli eventualmente comunicati dall’utente.
3. Dati trattati
Durante la navigazione sono trattati l’indirizzo IP e i dati tecnici necessari a gestire richieste, sessioni, funzionamento e sicurezza del sito, quali data e ora, risorsa richiesta ed esito della richiesta. Le funzioni utilizzate possono ricevere i dati immessi nei moduli, i recapiti forniti, i messaggi e le informazioni della simulazione. Per l’assistenza sono trattati il recapito del richiedente e il contenuto della richiesta. I campi identificativi presenti nelle simulazioni devono essere compilati con valori fittizi.
Se l’utente attiva il microfono, sono trattati l’audio trasmesso e la sua trascrizione per rispondere alla richiesta. Non si dichiara che ogni dato sia anonimo o cancellato alla chiusura del browser.
4. Finalità e basi giuridiche
I dati tecnici e gli identificativi di sessione strettamente necessari sono utilizzati per rendere disponibile il pilot, mantenerne l’affidabilità e prevenire abusi, sulla base del legittimo interesse del titolare al funzionamento e alla sicurezza del servizio (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR), con limitazione dei dati e degli accessi. I messaggi e i dati volontariamente inviati per provare il servizio o chiedere assistenza sono trattati per dare seguito alla richiesta e verificarne l’esito, sulla base del legittimo interesse a fornire la dimostrazione e rispondere agli interessati; quando la richiesta riguarda un possibile rapporto contrattuale, si applica l’art. 6, par. 1, lett. b, GDPR. Gli eventuali adempimenti obbligatori sono effettuati ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c.
Il microfono è facoltativo e richiede un’azione dell’utente e il permesso del browser; è sempre disponibile l’alternativa testuale. Il permesso tecnico del microfono non sostituisce questa informativa e non autorizza finalità ulteriori. I dati del pilot non sono utilizzati per pubblicità o profilazione commerciale.
5. Assistente conversazionale e audio
Le risposte sono prodotte da un sistema di intelligenza artificiale e possono contenere errori: non hanno valore di provvedimento, consulenza professionale o decisione della PA. Non sono adottate decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi sull’utente.
Nella modalità predefinita «Solo TheWoice», la trascrizione richiesta dal microfono web passa attraverso il sito e il servizio configurato nell’installazione, senza usare il riconoscimento vocale online del browser. La modalità alternativa «Browser, se disponibile» può essere abilitata dal gestore: in questo caso audio e dati tecnici possono essere trasmessi al servizio del fornitore del browser, anche fuori dall’Unione europea. La modalità configurata è indicata in questa pagina e nella pagina cookie; prima di attivare il microfono la chat descrive il percorso effettivamente disponibile. È sempre possibile usare il testo. La lettura delle risposte impiega soltanto voci che il browser dichiara locali; se assenti, resta disponibile il testo. La chiusura della chat interrompe la conversazione nell’interfaccia e gestisce gli identificativi del browser, ma non equivale alla cancellazione dei dati eventualmente già registrati sul server.
6. Destinatari e infrastruttura
I dati sono accessibili al personale incaricato di Artematica e ai fornitori necessari a hosting, manutenzione e posta, nei limiti delle rispettive attività e dei ruoli privacy applicabili. Il pilot è ospitato su infrastruttura Aruba Cloud in Italia; i componenti di elaborazione AI previsti dal pilot sono gestiti nel perimetro infrastrutturale italiano di Artematica. Le librerie grafiche sono distribuite dal sito, senza caricamenti da jsDelivr.
Gli avvisi SMS interni di assistenza contengono esclusivamente una formula generica di presenza di attività: non includono testo della segnalazione, identità del richiedente o dati della simulazione. Il recapito dell’incaricato e i metadati di consegna necessari al gateway restano dati dell’avviso interno. Nessun dato della richiesta è destinato a diffusione pubblica. Eventuali comunicazioni ad autorità competenti avvengono nei casi previsti dalla legge.
Nella configurazione del pilot con modalità vocale «Solo TheWoice» non è previsto il ricorso a servizi di elaborazione del contenuto dell’utente fuori dall’Unione europea. L’eventuale modalità vocale del browser comporta invece il ricorso al relativo fornitore, come descritto al punto 5. L’eventuale introduzione di servizi o trasferimenti ulteriori richiede una valutazione preventiva, le garanzie applicabili e l’aggiornamento dell’informativa prima dell’attivazione.
7. Conservazione
I dati delle simulazioni e i messaggi sono conservati per il tempo necessario al relativo collaudo e alla verifica del suo esito; la necessità è riesaminata durante il riesame mensile del pilot e i dati non più necessari sono cancellati o anonimizzati. I dati personali reali inseriti per errore sono oggetto di rimozione quando individuati, salvo quanto strettamente necessario a gestire la segnalazione, adempiere obblighi o tutelare diritti. Le richieste di assistenza e relative risposte sono conservate finché necessarie alla gestione e alla verifica della soluzione; eventuali conservazioni ulteriori sono limitate agli obblighi applicabili o a controversie documentate.
Le copie di backup operative seguono la finestra tecnica ordinaria di 7 giorni; l’eliminazione dai sistemi attivi non ne determina la cancellazione istantanea dalle copie. Le evidenze selezionate di sicurezza e audit seguono la conservazione di 24 mesi prevista dal piano di sicurezza; ciò non estende a 24 mesi la conservazione di tutti i contenuti delle simulazioni. Eventi o controversie possono richiedere la conservazione mirata delle sole evidenze pertinenti per il tempo necessario. Per cookie e memoria del browser si veda la pagina “Cookie e memoria del browser”.
8. Conferimento e diritti
La navigazione comporta il trattamento dei dati tecnici necessari. L’invio di messaggi, richieste e audio è facoltativo; senza i dati strettamente necessari alla funzione richiesta potrebbe non essere possibile fornire la relativa risposta. Non è necessario fornire dati personali reali per simulare una prenotazione.
Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, è possibile chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità, nonché opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. Le richieste possono essere inviate a ticket@thewoice.it; il DPO è raggiungibile a dpo@artematica.it. Il riscontro è fornito di regola entro un mese, con le eventuali proroghe motivate previste dall’art. 12 GDPR. È possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali tramite www.garanteprivacy.it o rivolgersi all’autorità giudiziaria.
9. Installazioni presso clienti e aggiornamenti
Questa informativa si riferisce al pilot gestito da Artematica. Le installazioni destinate a singole Amministrazioni richiedono l’informativa del titolare competente e la definizione dei ruoli e degli accordi applicabili: il testo del pilot non sostituisce tali atti. Le variazioni dei trattamenti saranno riportate in questa pagina con la data di aggiornamento.
Contatto privacy
Microfono della chat
Modalità vocale configurata: Solo TheWoice. Attivando il microfono, l’audio è inviato a questo sito e al servizio di trascrizione configurato nell’installazione, senza usare la dettatura online del browser. È sempre disponibile l’alternativa testuale.
Consulta anche le informazioni su cookie e memoria del browser.